تشکیل هیأت انتخاب آثار در جلسه شورای سیاستگذاری نهمین جشنواره ملی دوسالانه رسانه‌های بخش کشاورزی شنبه مورخ  ۲۹ مهرماه ۱۳۹۶ مصوب شد. بر این اساس مقرر شد اعضای این هیات معرفی و پس از ابلاغ احکام مربوطه نسبت به بررسی و انتخاب آثار برای ارائه به هیأت داوران براساس شاخص­‌های عمومی و اختصاصی بخش­‌های مختلف جشنواره اقدام کنند. گفتنی است تاکنون بیش از هزار اثر در بخش‌های ۹گانه مسابقه به دبیرخانه جشنواره ارسال شده است.

همچنین در این جلسه مسائل سایت جشنواره با حضور مدیرعامل شرکت مجری سایت بررسی و تصمیمات لازم اتخاذ شد. اعضای شورای سیاستگذاری جشنواره ملی دوسالانه رسانه‌های بخش کشاورزی متشکل از رییس جشنواره، دبیر جشنواره و دبیران تخصصی بخش‌های مسابقه است.

معاونت ترویج سازمان تحقیقات، آموزش و ترویج کشاورزی به‌منظور توسعه و تقویت جایگاه رسانه‌های بخش کشاورزی در امر ترویج و اطلاع‌رسانی مباحث مختلف کشاورزی جشنواره ملی دوسالانه رسانه‌های بخش کشاورزی یادواره شهید آوینی را هر دو سال یک‌بار در مرکز یکی از استان‌های کشور برگزار می‌کند.